매일 똑같은 일 반복하는 사장님, AI가 대신 일해드립니다

 

 

 

반복 업무 자동화 - 재고, 일정, 예약, 고객 응대

 

"오늘도 똑같은 일을 반복하고 있네요." 매일 아침 재고 체크하고, 예약 확인하고, 똑같은 질문에 답하는 일. 이런 반복 업무들이 쌓이면 정작 중요한 일에 집중할 시간이 없어집니다.

 

 

재고 관리, 이제 머리로 기억하지 마세요

 

"어? 커피원두가 다 떨어졌네?" 이런 상황을 겪어보지 않은 사장님이 계실까요? 특히 혼자 운영하시는 분들은 재고 관리가 정말 힘들죠.

 

간단한 재고 관리 앱만 사용해도 이런 스트레스에서 벗어날 수 있어요. 매일 사용량을 입력하면 자동으로 남은 양을 계산해주고, 설정한 수량 이하로 떨어지면 알림을 보내줍니다.

 

치킨집을 운영하는 최 사장님은 "치킨 1마리당 필요한 재료량을 미리 설정해 두니까, 주문이 들어올 때마다 자동으로 재고가 차감되더라고요. 이제 깜빡하고 양념이 떨어져서 장사를 못 하는 일은 없어요"라고 하시더군요.

 

더 나아가서, 배달의민족이나 요기요 같은 배달앱과 연동되는 시스템을 쓰면 주문과 동시에 재고가 자동으로 업데이트됩니다. 품절 상황도 실시간으로 앱에 반영되죠.

 

 

일정 관리, 깜빡하는 실수 제로 만들기

 

"아, 오늘 청소업체 오는 날이었는데!", "어? 월세 내는 거 깜빡했다!" 이런 실수들, 정말 스트레스받죠. 하지만 스마트한 일정 관리로 이런 걱정을 덜 수 있어요.

 

구글 캘린더나 네이버 캘린더에 반복 일정을 설정해 두세요. 매주 화요일 재료 주문, 매월 5일 월세 납부, 분기별 세무 정리까지 모든 걸 자동으로 알려줍니다.

 

미용실을 운영하는 김 사장님은 단골 고객들의 펌이나 염색 주기까지 캘린더에 입력해 두신다고 해요. "3개월 후쯤 되면 '펜 시기가 다가왔네요. 예약 잡아드릴까요?'라고 먼저 연락드려요. 고객들이 정말 좋아하세요."

 

 

예약 관리, 전화 없이도 완벽하게

 

전화로 예약 받는 게 얼마나 번거로운지 아시죠? 시술 중에 전화 오면 받기 어렵고, 받아도 손이 더러워서 메모하기 힘들고, 나중에 확인하려면 또 전화해야 하고...

 

네이버 예약이나 카카오 비즈니스 등을 활용하면 이런 문제가 한 번에 해결됩니다. 고객이 직접 예약하고, 자동으로 확인 메시지가 가고, 하루 전에 리마인드 알림도 자동으로 발송돼요.

 

네일샵을 운영하는 박 사장님 말씀으로는 "예약 관리 시스템 도입한 후로 노쇼(예약 후 미방문)가 70% 줄었어요. 미리 알림이 가니까 고객들도 깜빡하는 일이 없더라고요."

 

더 똑똑한 시스템은 고객의 과거 이용 내역을 보고 다음 예약 시기를 추천하기도 해요. "지난번 컷트한 지 6주가 지났네요. 예약 잡아드릴까요?" 이런 식으로요.

 

 

고객 응대, 24시간 친절한 직원 만들기

 

"몇 시까지 해요?", "주차 되나요?", "카드 결제 되나요?" 이런 질문들, 하루에 몇 번씩 받으시죠? 간단한 질문이지만 반복되면 정말 피곤해요.

 

카카오톡 채널의 자동 응답 기능을 활용하면 이런 기본적인 질문들을 AI가 대신 답해줍니다. 키워드를 설정해 두면 관련 질문이 들어올 때 자동으로 답변이 나가죠.

 

분식집을 운영하는 이 사장님은 메뉴 문의도 자동화하셨어요. "떡볶이"라고 메시지를 보내면 떡볶이 종류와 가격이 자동으로 답장으로 가고, "배달"이라고 하면 배달 지역과 최소 주문 금액이 안내됩니다.

 

 

스마트한 자동화의 3단계 전략

 

1단계: 가장 자주하는 일부터

하루에 10번 이상 하는 일이 있다면 그것부터 자동화하세요. 효과를 가장 빨리 느낄 수 있어요.

 

2단계: 실수하기 쉬운 일

깜빡하거나 놓치기 쉬운 업무들을 시스템으로 관리하세요. 알림과 체크리스트가 큰 도움이 됩니다.

 

3단계: 시간이 많이 걸리는 일

정산이나 발주처럼 시간이 오래 걸리는 업무를 자동화하면 업무 효율이 크게 개선됩니다.

 

 

작지만 확실한 변화

이런 자동화들은 하나씩은 작은 변화지만, 합쳐지면 엄청난 시간 절약 효과를 가져와요. 실제로 이런 시스템들을 도입한 사장님들은 "이제 예전으로 돌아갈 수 없다"고 말씀하시더라고요.

 

중요한 건 한 번에 모든 걸 자동화하려고 하지 마세요. 가장 급한 것 하나부터 시작해서 점점 확장해 나가시면 됩니다.

다음 챕터에서는 고객 응대를 더 스마트하게 만드는 챗봇 활용법에 대해 자세히 알아보겠습니다. 24시간 일하는 직원을 하나 더 두게 되는 셈이에요.